Hoy
Lo que hay que mirar
Abierto en la bitácora
Promociones al aire
Todo lo que se guardó anoche
Comercial
Cuántos escribieron, cuántos llegaron a Recepción y qué se puede mejorar de la conversación.
Embudo del periodo
Personas que escribieron por día
Día por día
Conversaron = 2 o más mensajes ese día · % deriv. = derivados sobre escribieron del día · Fila resaltada: 4 o más derivados · % en rojo: 20 o más escribieron y menos del 2% derivó.
De dónde llega el paciente
Qué anuncio lo trajo
El titular que Meta pone delante del primer mensaje. El número grande son las personas que escribieron; el chico, cuántas llegaron a Recepción.
Por qué escriben
Pases al equipo que el sistema detuvo
A qué hora escriben
Reportes que se envían
Los mismos números, armados para leer de corrido o para compartir fuera del panel.
La línea muestra el porcentaje de cada día dentro de la ventana elegida. La flecha compara la última mitad del periodo contra la primera. Toca una fila para ver tres conversaciones reales.
Cómo se usa esto en la reunión
- Elige un defecto de la tabla, el que más suba o el más frecuente.
- Abre los tres ejemplos en GoHighLevel y lee la conversación completa.
- Decide una regla, en una frase. Por ejemplo: "el precio solo sale si lo piden".
- Regístrala en Reglas y avisa a EQAPLA. Ahí se convierte en cambio del bot y en escenario de prueba.
Largo de las respuestas por día
La mediana sana está cerca de 220 caracteres. Cuando sube, el bot explica de más y el paciente lee en diagonal.
Arma tu campaña
Describí el público en español (una etapa del pipeline, un rango de fechas, o las dos) y arma el conteo, la muestra y el tag para filtrar en GHL. No manda nada: el envío sigue siendo manual desde GoHighLevel.
Campañas que se pueden lanzar
Cada fila cruza a cuánta gente le interesó ese tratamiento (el bot lo etiqueta solo en cada conversación) con la promoción vigente de esa área.
Señales que ya trae la base
Sirven para afinar el público: por ejemplo, mandar la campaña de carillas solo a los que además preguntaron precio.
Campaña por campaña
Cada barra es % de los que recibieron esa campaña. Contestaron y derivados salen de andrea_auditoria desde el envío. Agendaron/Atendió/Venta son la tarjeta de GHL en este momento (Recepción la mueve a mano), no un acumulado: no hay teléfono ni ID de GHL en la hoja de Jennifer como para cruzarla por nombre sin riesgo de contar a la persona equivocada. Enlace completo con público por público y hora de respuesta: reporte de campañas.
Llegaron a Recepción
Cada fila es un paciente que el bot calificó y pasó al equipo, con lo primero que escribió.
Conversaron y no llegaron a Recepción
Tres mensajes o más sin llegar al equipo. Acá están los rescates que valen la pena mirar a mano.
Flujos
Todo lo que corre solo detrás de Andrea, qué hace cada pieza y si está fallando.
Hoy contra con el ERP: qué se interviene
La foto grande, sin el detalle del bot. Etapa por etapa, qué se toca y qué sigue exactamente igual.
| Etapa | Hoy | Con el ERP | Estado |
|---|---|---|---|
| Llega el lead | Escribe por WhatsApp o Instagram; Andrea responde y va calificando | Igual: esto no depende de Doctocliq | Sin cambios |
| Se agenda la cita | Recepción la anota en Doctocliq | Recepción la agenda en el ERP: una sola agenda para las seis doctoras | |
| Seguimiento antes de la cita | A mano: llamar o escribir si hace falta confirmar | Recordatorio automático, ligado a la agenda real | |
| Se atiende | La doctora anota en papel o en Doctocliq; el odontograma sigue en papel | Historia clínica y odontograma digitales; ahí se piden los datos del paciente, correo incluido | |
| Se cobra | Se registra en la caja de Doctocliq | Caja del ERP, ligada al tratamiento cobrado | |
| Se emite la boleta | A mano, en Doctocliq o aparte; el correo no se pide siempre | Se arma sola contra NubeFact y llega por WhatsApp | Nuevo |
| Dónde queda el registro del paciente | Repartido: Doctocliq, papel y WhatsApp suelto | Un solo lugar: el ERP |
El orden y las fechas de cada cambio están en el roadmap del ERP, no acá: esta tabla es solo el mapa de qué se toca.
El detalle: paso a paso del bot
Cada caja es un paso real. Los rombos son decisiones que el bot toma con reglas escritas en código, no a criterio del modelo.
Qué despierta a cada flujo
Solo los que están corriendo hoy. En rojo, el que falló en las últimas 24 horas.
Técnico
Si el bot responde, si los datos llegan y si lo que se rompió antes sigue arreglado.
Salud de los datos
Calidad de respuesta por día
Callado = el bot decidió no responder (el paciente ya estaba con Recepción, en pausa, o pidió no ser contactado). Largo = respuesta de más de 350 caracteres. Sin pregunta = respuesta que no termina pidiendo nada.
Evals
Stress test: última corrida
Se registra con python3 bot/stress_test_andrea.py --rapido --registrar (flujo regular) o --categoria dentalink (agenda). Cada escenario nació de un caso real de la bitácora.
Escenarios que fallaron en las últimas 5 corridas
Historial de corridas
Bitácora
Cada error del bot con el caso real que lo originó y cómo se arregló.
Promociones
Lo que Andrea ofrece sale de esta lista. Toca una para ver el texto exacto que le dice al paciente.
Bloque exacto que entra al prompt
Nueva promoción
Lista
Frases de urgencia
Andrea usa una sola por mensaje, y solo cuando la promoción está por vencer.
Días cerrados
Ese día Andrea no promete que Recepción escribe y no propone horarios.
Reglas vigentes
Lo que se decidió que el bot haga o deje de hacer, con el motivo.
Boleteo
Cómo se va a emitir la boleta sola cuando se cobra, y a quién le llega.
Esto es la segunda mitad del recorrido de un paciente: desde que escribe hasta que se agenda y se atiende está en .
Dos boletas, dos momentos
- Al reservar la cita, Andrea (el bot) pide el correo. El paciente paga la reserva por WhatsApp; ahí mismo se le pide el correo para mandarle esa boleta. Sale al toque, por correo.
- Ese correo queda guardado en la ficha del paciente. No se vuelve a pedir.
- El día de la cita, recepción cobra en Dentalink, como siempre. Nada cambia en cómo se cobra.
- Una vez al día (el corte), el sistema junta los pagos del día, arma cada boleta (ítem y monto salen del tratamiento cobrado) y la emite contra SUNAT, con serie y número propios.
- Cada boleta llega por correo, al que ya quedó guardado desde la reserva. Si un paciente no pasó por el bot y no dejó correo, recepción se lo pide al cobrar, una sola vez.
- Queda un registro único. Cada boleta guarda sus tres links (PDF, XML y la constancia de SUNAT). Ese registro es la fuente para Contabilidad y para cualquier reclamo, no una hoja aparte.
¿Cuándo hace falta pedir un dato extra?
- DNI del paciente
- Obligatorio recién desde S/ 700 (lo exige SUNAT). Si el pago es menor, la boleta sale sin pedir nada más. Si es mayor y no hay DNI a mano, la boleta queda pendiente en vez de salir mal.
- Correo del paciente
- Se pide una sola vez, al pagar la reserva por el bot. De ahí en adelante, toda boleta (la de la reserva y las de tratamiento) le llega por ese correo.
Qué falta para que esto prenda
El orden lo decide Dirección. En cuanto esté, esta pantalla deja de avisar "próx." y empieza a mostrar boletas reales.
Historial de boletas
Cómo se usa
Para qué sirve cada pestaña, qué mirar primero y qué hacer con lo que ves.
La reunión de cada dos días, en 20 minutos
- Minuto 1 a 3 · Hoy. ¿Andrea está viva? ¿Subió o bajó la derivación contra la semana pasada? ¿Hay algo abierto en la bitácora?
- Minuto 4 a 10 · Comercial, pestaña Pulso. Toma el defecto de arriba, abre dos ejemplos en GoHighLevel y léelos en voz alta. De ahí sale la mejora.
- Minuto 11 a 15 · Comercial, pestaña Campañas. ¿Hay un público grande con promoción lista y sin campaña enviada? Se decide si sale esta semana.
- Minuto 16 a 18 · Decidir. Una regla nueva, escrita en una frase, en la pestaña Reglas. Sin regla escrita, la reunión no cambió nada.
- Minuto 19 a 20 · Repartir. Qué queda de EQAPLA (tocar el bot) y qué queda de la clínica (aprobar un precio, un texto, una foto).
Regla de la casa: toda mejora del bot nace de una conversación real. Por eso el Pulso trae los ejemplos y no solo el número.